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北京市行政管理效率现状及对策研究”课题组从2004年4月份起，通过文献研究、比较分析、学习考察、座谈访谈等多种形式和途径，对市直系统行政管理现状进行了深入调查和研究，并结合学习贯彻全国人才工作会议精神，从首都实际出发，提出了一些具体的对策建议。

一、衡量行政管理效率的基本尺度
提高行政管理效率就是在行政管理中用尽量少的代价，发挥出更理想的社会效益。
（一）行政管理效率的概念
所谓行政管理效率，就是在圆满完成行政机关的使命与任务以及既定目标的基础上，投入的工作量与获得的工作效果之比。只要有可能，就应该尽力求出每件工作消耗的工作量和所获得的工作效率的比率，以最少的人办最多的事。不仅要使每项工作在“投入”和“产出”方面有一个数的比较，而且要以此作为考核和奖惩行政部门工作人员的重要依据之一。有些行政管理的效率难以用数量来表述，要看行政工作的质的方面是否做好了，否则，再快的速度，再多的数量，也可能是南辕北辙。此外，行政管理的效果如何，常常是许多因素的综合。它是一个综合指标，不能简单地看成是数量变换，逐一加减，必须注重行政管理效率的质的方面。因此，行政管理效率应该是数量和质量的统一，是功效与价值的统一。
（二）行政管理效率的内容
行政管理效率的内容一般分为三个管理层次：高层的属于决策层次，通常是指国家主管行政部门为了完成总目标而进行的规划、决策、安排、协调、沟通等工作。效率高低的主要标志在于国家主管部门是否根据国情，制定出符合实际的国家行政工作的方针、政策。这一层次追求的是组织效率。中间管理层的属于管理层次，通常是指省、市行政部门为遵照上级行政部门的决策，而进行的最有效的分工合作和监督，全盘解决行政组织与行政管理的问题，这一层次追求的是管理效率。执行层次通常是指区、县、乡行政部门为贯彻上级方针政策而进行的各方面的具体工作。这一层次追求的是机械效率。三个层次的效率指标构成了行政管理效率的完整体系，上、中、下三层的效率都达到了标准，才称得上达到整个行政管理系统的效率标准。三个层次追求的效率角度不同，决定依据也不同。组织效率主要决定于信息搜集和反馈的科学合理决策；管理效率主要决定于综合协调和管理水平；机械效率主要决定于办事人员的能力，全面准确地执行政策，妥善地处理问题。行政管理效率的内容表现在主、客观两个方面：一是内因。组织效率包括行政领导的才能、领导方式、组织结构、集体观念、干部的精神面貌和智力水平，指挥系统以及中、下层行政干部的素质。管理效率包括权责划分、管理幅度、行政制度和方法，行政部门工作人员的文化程度，岗位责任制，协调、沟通能力。机械效率包括行政干部的特长、知识更新、士气、能力、劳逸结合、机构精简、群众心理等。二是外因。主要是工作条件、工作环境。社会方面有政治、法律、团体、战争、文化、舆论、时间和群众文化水平，自然条件有气候、温度以及其它附着力、外向力。
手段的综合反映。从行政管理效率这方面说，行政管理的各个方面，各个环节，各个渠道，都必须作出全面的努力，才有可能提高行政管理效率。并且，现代化管理的高效率需要分工，因为分工本身就需要强有力的组织、协调和综合。另外，高效率还与计划技术、管理人员的素质等因素有关。因此，要及时适应形势要求，不断摸索出行政管理的规律，讲究行政管理的有效性，追求行政管理的高效率。
（三）行政管理效率的标准
主要表现在三个方面：
1、行政管理系统的合理程度。行政行为主要与人、财、物三个因素有关，高效率的行政管理，应该使每个人都有明确的职守、权限和责任，达到“人尽其才，财宏其效，物当其用，事竟其成”的行政管理目的。
2、行政管理流程的通畅程度。行政管理活动是个不间断的流动过程，是若干个环节连接在一起的统一体。这个过程一般可分为“人流”和“信息流”两个方面。所谓人流，指人员的流动；所谓信息流，指信息的产生传递和处理过程。二者息息相关，如果信息传递不及时、不准确，整个流程会受到阻塞，造成失误，影响效率。
3、综合社会效果的大小程度。每项行政管理活动都会产生一定的综合社会效果。所谓综合社会效果，就是向社会提供的公共服务的质和量。只要把行政管理活动的消耗和效果联系起来加以考察，就能知道行政管理效率的高低。综合社会效果与行政管理综合消耗的比例，也是衡量行政管理效率的重要标志。速度和质量的统一，是保证行政部门高效率的关键所在，理应是衡量行政管理效率的起码标准。
二、行政管理效率的现状及其原因分析
（一）行政管理效率还不能完全适应新时期的工作要求
1、机构林立。行政机关庞大，职能交叉，机构重叠。政府下设委、办、厅、局，厅局下有二、三级单位，有些行业系统的主管委、办内，又设立与一些厅、局职责相对应的处、室，处室以下又对口设科到人。
2、人浮于事。工作人员多，领导干部多，虚职、副职过多，造成了职务贬值，有职无责，有职无权。有不少部委办局，处级以上干部占到60％以上。官一多，一方面容易助长官僚主义，上情不易下达，下情不易上送，人为地阻碍了政令的畅通；另一方面，形成了多头领导，搞得下属不知听谁的好，严重影响了行政管理的顺利进行。
3、程序冗长。少数领导片面强调政策性，对于职权范围内的事，该拍板的不拍板，该决定的不决定，往往事无巨细，都要通过“集体领导”、“民主评议”，形成无休止开会讨论、长时间议而不决的循环公式，以致经常错过时机，贻误工作。一旦出现一些失误，即以集体名义承担，这不仅是怕负责任的表现，而且是行政部门工作低能、低效率的重要根源。此外，在贯彻执行上级决议时，往往也是几经周折，一拖再拖；合“胃口”的就执行，不合“口味”的就拖着不办，所谓“上有政策，下有对策”；有的对上级的文件断章取义，按需宣传，各执一端；有的甚至明从暗抗，阳奉阴违。
4、批文拖拉。造成这种现象的因素很多，有的是对业务不太熟悉，不易指导；有的是因情况不明，难于批办；有的是意见不一，无人裁决；有的是不偏不倚，画圈了事；有的是互不见面，打笔墨官司；有的是碰到问题等等再说；如此一来，对下级来文所请示的问题只能是久拖难决了。加之审批程序也往往要转几个环节，从申请单位到主管部门，再从主管部门到分管口子，然后再报同级有权审批的行政部门，其中有很多中间环节夹在里面只是起了传送带的作用，增加了传递时间。此外，办事手续多。要解决一个问题或者是要想办一件事情，常常要提出报告，向上呈递，上级批办，部门主办，主办部门代为拟稿，有关部门会签，接着，再转上级承办部门签收，审稿，与其它一些部门协调、沟通，然后，送审批、付印、分发。
5、会海难填。至今仍有部分同志认为，只有开会才能贯彻上级指示，似乎只有开会研究了一项工作，才算是放到了议事日程，会议开得规模大、级别高，才是“领导重视”。在这种思想指导下，出现了不少的“四无”会议，即：无所谓的会，无成效的会，无准备的会，无决议的会。由于会议多，加之有时时间安排上比较集中，有的无法形成有效的决议；有的对会议上提出的一些问题，不能在会上定下来，喜欢在会议结束总结时，来一套“拟会议之后，与某某部门研究，再发文告知”云云，会议一散，许诺的话就烟消云散；有的会议虽然作出决议，但由于一个会套着另一个会，也顾不上抓落实；有的即使传达会议精神，也是“依葫芦画瓢”，传达会一开，就算完成了任务；还有个别会变成了“答谢宴会”，你请我，我邀你，今天你请客，明天他作东，乱拉领导出面陪会，使得会议常年不断，屡开不凋。
（二）行政管理效率低下的原因错综复杂
1、旧观念的束缚。我国有几千年封建社会的历史，封建思想影响很深，因循守旧的观念危害甚广，小农思想根深蒂固，小生产观念、私有观念严重，这些反映在行政部门中造成的弊端，就是官僚主义，“衙门作风”、“手工劳动”、“以我为中心”。在社会主义制度建立以后，行政部门虽然一直致力于根除这些弊端，并且有很大的成效，但是，肃清旧思想、旧观念的影响，是一个长期的过程。况且，就是已经转变了思想认识问题，还有可能反复。旧思想虽然与旧社会一道被埋在棺材里，但它还会腐烂发臭。尤其在政府体制转轨过程中，往往旧体制的弊端未除，新体制的弊端新生，且两者互相结合。因此，这种历史方面造成的危害，对今天加强行政管理、提高行政管理效率仍会造成障碍。
2、慢节奏的习惯。行政部门中有些工作人员习惯于“日出而作，日入而息，凿井而饮，耕田而食”，满足于按部就班，在思想上没有紧迫的时间观念，造成了时间上的惊人浪费。在日新月异的今天，时间的浪费是最大的浪费，是难以补偿的浪费。可以说，行政部门存在的所有弊端中，都有一个浪费时间的问题在里面。国外有这样一段描述“现代社会，工作效率一日高似一日，生活步伐一日快似一日……，人们行走匆匆，仿佛后面有追兵”。
3、行政管理理论研究工作薄弱。长期以来，我国没有把行政管理学当回事，再加上文革期间“左”的思想一统天下，帽子乱扣，棍棒乱打，搞得从事这门学科研究的人心有余悸，每有新的见解，也往往考虑再三，不敢公开表示意见，窒息了行政管理学的研究。正因为没有正确的理论作为先导，常常是凭“老经验”决策，凭“想当然”办事，而没有运用科学管理机构的原理去指导实践。在行政管理中，较多的是以人设事，以事磨人，以长官意志代替有关政策，难免不引出政出多门，政策经常朝令夕改的局面来。
4、行政法律制度不健全。行政管理效率低下的根本原因在于行政法律制度不健全，有些行政法规虽然有，但没有好好执行。如机构立法问题就是如此，机构膨胀是机构改革非法制化、非制度化的产物。机构一多，环节就多，办起事来层次多、头绪乱的现象并未减少，过去那种机构林立，层次过多，你中有我，我中有你的状况依然如故，互相扯皮，争功诿过等弊病也未能从根本上得到改变。
三、提高行政管理效率的措施
（一）观念要更新
1、树立全局观念。必须从小生产者的私有观念，本位主义和旧的习惯势力中解脱出来，像“大机器工业应该的那样工作”。这样，行政工作就能自觉地服从大局需要，减少推诿扯皮，提高工作效率。
2、两个尊重”的人才观。只有在选才、用才上有了新的观念，才能把干部选得准、用得当。所起用者才有积极性、主动性，工作起来才会有高效率。
3、树立时间观念。现代的竞争实质上是时间的竞争。人们越来越强调“四维”空间，越来越感到时间就是财富。行政部门的同志必须把时间作为行政管理的坐标，处处珍惜时间，事事讲究实效。不这样就不能适应新形势下社会生活的需要，就不能适应行政管理快节奏的需要。能否善于利用时间，已经成为衡量行政干部聪明才智的重要标志了。
（二）机构要合理
1、确定正确的目标。当前，要根据经济体制改革的要求，参照以往机构改革的经验和教训，全盘考虑行政管理机构的总体布局，对机构设置作彻底根本性的变革，该精简的就精简，该合并的就合并，该加强的就加强，该合署办公的就合署办公，该另设的还得要另设，一切从实际出发，一切从科学出发。
2、确定编制的依据。机构的设置和精简，不仅要有理论根据，而且要有法律来加以保障。中央领导同志再三强调：编制就是法规。机构设置哪些，精简哪些，一定要持慎重态度。现在有些部门在机构设置、精简方面有随意性和盲目性，理论根据不足，科学根据不足，法律依据不足，今天撤了，明天又恢复，给工作带来很多危害。要使机构设置有依据，就必须要有科学化的要求，要有法律观念，逐步将行政管理学的研究成果化为编制立法的实政，并上升到理性思维来认识，以制定合理的方案，进行周密的考证，稳妥地付诸实施。
3、确定合理的比例。不能认为政府机构撤一撤、合一合、并一并就高枕无忧了，从国内外一些研究成果看，行政部门的设置应包括执行系统、监督系统、反馈系统和参谋咨询系统。这四个系统都是直接为决策中心服务的，但是，彼此之间应有一定的比例关系。我国现行机构中执行机构过于庞大，监督、反馈、咨询系统比较薄弱，因而，直接影响行政管理效率的提高，要使机构设置达到合理和科学的要求，就必须使上述几个系统保持适当的比例。就当前看，应当精简执行系统，加强监督反馈、咨询系统，特别是要加强对政府工作人员的监察。
（三）指挥要统一
1、领导班子内部必须协调一致。现代管理学认为，领导者是实际领导的主体。在我国普遍实行集体领导制度，领导者是一个集团，它的成员要互相谅解，齐心协力。领导班子应该实行首长负责制，主要领导要站在全局的立场上，通盘考虑和处理问题，主持和领导全局的工作。副职应自觉自愿地协助正职分管好某一方面的工作，在工作中不能站在局部和部门的立场上，经常替所属部门争利，成了所辖人员的“代言人”。当然，更不能居心拆台，或者自行其是，另搞一套。作为主要首长来说，一定要支持副职的工作，对他们分管的工作要授权，放权，不能干涉太多。就领导班子和每个成员来说，要互谅互让，互尊互重，不利于团结的话不说，不利于团结的事不做，并要培养自己，提高自己，做一个既有战略眼光，又有系统观念，既有综合能力，又有创新精神的行政领导。
2、对下级不要进行多头指挥。一项工作，最好只有一个部门主管；一个下属单位，最好只有一个上级领导。行政工作政策性强，牵涉面广，更不能多层次的兼管、代管，不要搞多头领导，多级指挥，而要严格按照规定的权限和层次办事。一般情况下，上级不要越权指挥，搞一些点名决策，下级不要越级报告，搞一大堆的方案让领导分检。不然，“一个将军一个令”，或者是“大事小事往上报”，就会一方面使下级无所适从，另一方面又使上级领导忙于具体事务，这样就很难保证行政部门的高效率。
（四）制度要健全
行政管理法制化是建立法制国家的核心，要提高行政管理效率，应该建立健全行政法律制度，依法办事。邓小平多次强调，在改革并完善党和国家的各项制度的过程中，“要制定一系列法律、法令和条例，使民主制度化、法律化”。只有尽可能做到所有的行政行为都有法律依据，才能发挥各项科学管理制度的作用。
1、首长负责制。根据集中统一的原则，各级行政部门的首长，要负责本级行政部门的工作，负责重大问题的决策和主持有关会议并主持全面工作。副职协助正职分管一方面的工作，并对正职负责。首长负责制并不排除对重大事情的集体研究，但是按照职权划分范围应由哪一级负责人决定的事，就不要也不能推到集体去研究、去讨论，否则，就失去了这一级首长存在的意义，必将大大推迟决策的时效性。只有明确首长负责的行政议事、办事规则，才能政令统一，标准一致，力量集中，统筹兼顾，层级节制，指挥灵便，截长补短，运用自如。
2、岗位责任制。根据行政管理的授权和分工负责的原则，对工作人员要确定任务和职责范围，从上到下建立岗位责任制。行政部门事情多、头绪多，发文的往往忙于事务，不能及时督查催办，而对下级单位执行不力又缺乏调查研究，不追究责任，结果是雷大雨小，三令五申，仍未落到实处。这就需要从制度上明确职责，对工作人员定岗位、定责任、定权限、定奖惩、定期考勤、考绩，以解决处室、科室之间存在的职权不清，责任不明，程序混乱，推诿扯皮等现象。目前，我们尚未搞职位分类，对职业类别、职务类别、职位联系等都没有做到制度化、标准化，因此，实现岗位责任制，不仅有提高效率的现实意义，而且也无疑是职位系列改革的先河。
3、分级责任制。用行政管理学的观点来看，任何行政组织必须解决一个上司能够管理多少下属的问题，这个管辖人数称为控制幅度，亦称管理幅度。每一个机构，每一个层次，都有一个管理幅度的问题，过宽，则必然机构臃肿，人浮于事；过窄，则事多人少，有事无人做，工作压力大。因此，管理幅度过宽、过窄都不利于人力资源的开发和合理使用，不利于调动干部的积极性。根据分级管理的原则，上下级机关和领导人要明确划分职权和责任范围，实行分级责任制，各司其职，各负其责，切实解决越权指挥、越级报告等弊端。实践证明，只有加强分级责任制，才能分权分工，分级治事，分层负责，激发民主精神，发挥各级的主观能动作用。总而言之，低下的行政管理效率，会使政府机构僵化、政府作用错位、政府调节失误、政府权威下降，而高能的行政管理效率将使政府运转灵活有序，政府调控坚强有力。
提高行政效率是关系重大而又涉及很广的问题，按照中央的要求，树立科学的发展观和正确的政绩观，切实转变机关工作作风才能树立正确的行政管理效率观。