九江庐山区人民医院:办公自动化发展趋势和组建虚拟办公环境?

办公自动化发展趋势和组建虚拟办公环境
第一代办公自动化是以数据为其处理中心传统的MIS系统。 它的最大特点是，应用基于文件系统或/和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，比特化纸质文件，提高了文件管理水平。但是，缺乏对于协作型工作的处理能力，而办公过程主要是群组协作过程，如收发文。因此，第一代办公自动化系统的“自动化”程度是有限的。
随着网络建设的不断发展,中小企业的网络化建设也是进行的如火如荼。为了提高企业的生产效率，节省时间和金钱大部分的中小企业的办公室都实现了网络化。如何选择一个合适的组网方案并且选择适合的网络产品成了中小企业主非常关心的问题。

笔者认为由于小型企业自身的一些特点，如企业的财力有限，没有专门的IT技术人员企业的办公空间有限等等。所以在选择组网方案和网络产品时候一定要考虑到这些因素，做到够用就好。那我们就举一个大概有60个结点的网络来分析一下具体的网络设计过程。在组网之前我们要考虑的有以下几个问题，首先就是网络的基础构架问题，当然还有网络的安全问题，INTERNET的接入问题，和网络的扩充问题。

由于60结点的网络我们可以采用三个24口交换机来连接所有的机器，这样不但满足了端口的需要而且解决了网络的扩充问题，保证了企业对网络的升级的需求。如果有企业新的部门或者是员工的增加这样的情况发生。又或者一些企业业务的增加，如企业可能会增加多一台网络打印机或者是一些文件服务器或者视频服务器等等。

网络的安全问题也是建网着中考虑的问题，为了保证企业网络的安全我们建议购买一台硬件防火墙来隔离企业内部网络和INTERNENT。而企业的INTERNET接入可以选择电信的ADSL。可以根据企业网络的需求来选择不同的带宽，价格可以向电信方面咨询。当然还要买一台路由器来连接ADSL线路。这样我们可以把路由器放在一间办公室，而把交换机分别放在其它的办公室，之间用双绞线连接可以节约网线的使用长度。这样整个网络的大概的框架已经设计出来了，下面就是整个网络的拓扑图。

网络的基本构架出来了接下来的工作就是选择适合网络规模的网络产品了。路由器是整个网络与外界通信的出口，如果选择的不适合很可能成为网络的瓶颈所在。而且网络产品中路由器的价格也是最为昂贵不同的选择投资可能差异很大，所以选择时候要从网络的流量，和机器数量来考虑。在路由器的选择上我们选择Netcore 2605NR 4端口路由器,Netcore 2605NR 不但可以提供简单的宽带共享方式,而且具有一定安全功能可以为您的上网应用提供可靠的安全保护，网络地址转换技术(NAT)可使您的网络设备免遭黑客攻击。
上述讲了一个小型网络的设计和其产品的选择，组建网络最重要是根据企业的规模和其业务需要来决定网络的结构。上述采用了3台24口的交换机，如果机器分布在4个办公室也可以选择4台16口的交换机来连接。如果企业有VPN的需要在选择是就要留意所选择的路由器是否具有VPN的功能、支持哪几种VPN。再者就是要注意到产品的性能，一般来说选择一些大厂的产品还是有质量的保证，同时其售后的服务也好。当然在网络的布置过程中一些小的细节也是要注意的，如网线的制作，网络设备所在环境的湿度和温度等等。总之组建网络是一个非常系统的工作，只有做好其中每一个环节才能保证网络运行的稳定和畅通。

第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。 伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处。 以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实现了对涉及人、事、文档、会议的自动化管理。

第三代办公自动化系统即以知识管理为核心的新一代办公自动化。 在实践中，由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求，使得企业更需要越来越多的外界信息和企业内部知识的积累，并在它们之间不断地交互与碰撞中使知识获得再生和增值。办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而是要融入新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中。通过新系统，办公自动化为领导层，办公室，人力资源部门，业务部门等提供了全新高效的工作模式。

第三代办公自动化系统建立在企业Intranet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。

事实上，现在的办公已经不再是简单的文件处理，不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。 知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、和有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注在如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识。

第三代OA的核心是知识。较第二代相比，第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。

以收发文为例。设想一位主任审核一篇报告的过程。第二代OA可以在网上自动地将待审报告传递过来，主任在其上签署意见后，单击某个按钮即可将其发送给下一个处理者。问题的关键在于“签署意见”的过程——“人非圣贤，孰能无过”，主任为了科学决策，可能要就此报告内容征求有关专家的意见或查阅有关文件，甚至进入某个信息系统；可以说这是一个典型的运用知识的过程：访专家、查资料、找信息。由于缺乏对知识的处理手段，在第二代办公自动化系统中，这个过程无法自动完成。然而，从第三代办公自动化系统开始，情况发生了变化。在网络上给主任传递报告的同时，系统还提供了一个与此待审文件相关的“知识门户”，透过这个门户，主任可以方便地发现与报告相关的专家、资料和信息。换句话说，系统自动地实现了“访专家、查资料、找信息”的过程。

分析这个例子可以看出，第三代OA系统具有几个突出的特点：

1，实时通信。主任与专家可以网上实时交流。

2，信息的广泛集成和内容编目。

3，知识门户的构造。

实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是指知识管理。因此第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基础技术是知识管理。

综上所述，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。 知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、直至构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企业网络上传递的最有价值的信息。对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。第三代OA帮助企业从How To的过程转变到Know How的过程，即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。

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蛮快