点小姐空降什么意思:如何做好一个秘书

浅谈如何做好秘书工作

　　作者:咖啡加盐 阅读:1119 时间:2005-12-8 文章录入：wx42568000 责任编辑：wx42568000

　　一、“秘书”概说

　　什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会， 你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。
　　然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

　　秘书一词的来源
　　1、 一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。
　　2、 一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
　　3、 外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。
　　4、 宫廷里的藏书，尤指禁书。
　　5、 宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。

　　秘书的类别
　　1、 从服务的对象上分：
　　2、 从所属部门来分
　　3、 从具体的工作性质分
　　（1） 文字秘书
　　（2） 机要秘书
　　（3） 通讯秘书
　　（4） 信访秘书
　　（5） 事务秘书
　　（6） 生活秘书

　　关于秘书机构

　　（一）各级秘书机构
　　1、 中央机关的秘书机构
　　2、 省、市、县机关的秘书机构
　　3、 基层单位的秘书机构

　　（二）各类秘书机构
　　1、 人民解放军系统的秘书机构
　　2、 企事业单位秘书机构
　　3、 民主党派
　　4、 人民团体
　　此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如 筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。
　　二、秘书处的工作性质

　　我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：
　　1、 法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。
　　2、 涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。
　　3、 管理性： 秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序， 管理各种文档 ，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。
　　4、 服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。
　　只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。
　　谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容 在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”
　　三、秘书人员应具备的素质
　　（一）、基本素质
　　1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
　　健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
　　2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左
　　右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对
　　社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
　　3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一
　　个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
　　神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
　　在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

　　（二）、业务素质
　　1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知
　　识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意
　　收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。
　　2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经
　　验交流，要多向有经验的人学习。
　　3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能
　　力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提
　　高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）

　　（三）、文化素质
　　1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定
　　的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清
　　朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。
　　何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了
　　一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，
　　上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一
　　圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？
　　王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文
　　章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。
　　2、 自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知
　　识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一
　　方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。
　　3、 外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当
　　事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使
　　自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

　　（四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好
　　处的。
　　俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。
　　但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

　　四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术

　　工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
　　工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。
　　工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。
　　作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：
　　1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。
　　在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。
　　对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩*猾的习气。
　　对仲裁员/调解员要尊重，当好他们的助手和参谋，但不要越俎代庖。要各司其责，互相配合，共同把工作做好。
　　此外，要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系，如外贸部门，商检机构，会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。
　　2、 要掌握理事艺术
　　（1） 工作要有计划
　　长远计划：五年、三年、一年
　　短期计划：一个月、一个星期、每一天
　　（2） 养成良好的工作习惯：今日事今日毕，能马上办的决不要等一会儿再
　　办；一件事情要一抓到底，不要半途而废。目标明确，有始有终。
　　（3） 始终把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把
　　抓”。重要的事先办，急事先办，及时处理；对大事要高度重视，一抓到
　　底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。
　　3、 要有较高的说、写能力， 即语言表达能力和文字写作功夫， 这也是做好秘书工作必须具备的。
　　我们在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面，既有人，又有事，千头万绪，林林总总。然俗语到：“千条线，一根针”，我们就是这根“针”，运用得好，你会有条不紊，游刃有余；运用不好，你会手忙脚乱，焦头烂额。

　　四、秘书人员的纪律要求
　　任何一种组织，都有自己的组织纪律，作为一个从事法律工作 的机构，更应
　　该如此。
　　现在，贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”，它对秘书人员提出了具体的要求，这就是我们的纪律，每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点，但从要点上看，大体上可分为三个方面：
　　1、 忠于职守，爱岗敬业
　　2、 秉公办事，廉洁自律
　　3、 保密制度，严格遵守
　　其具体内容是不言自明的，无须再作解释，只是对我们每一个做秘书的来说，要时刻提醒自己，严格遵守这些纪律。
　　在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力，取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位，秘书人员的工作十分重要，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。

如果你做的是高级秘书，那你不用问要懂得什么知识了，基本上就是要求是一个全才！楼上都有说到一些秘书的业务素质和文化素质等东西了。看看吧。

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